Getting Things Done (Méthode GTD) de David Allen: S'organiser pour réussir, La méthode ou l'art de l'efficacité sans le stress

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S'organiser pour réussir: La méthode ou l'art de l'efficacité sans le stress

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Getting Things Done:
The Art of Stress-Free Productivity

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity de David Allen ou portant le titre en français de S'organiser pour réussir, La méthode ou l'art de l'efficacité sans le stress a pour principal objectif selon l'auteur de «vous apprendre à allier détente et efficacité». Traduit de l'anglais par Michel Edery aux éditions Leduc, ce livre est un bon complément au best-seller Prêt pour l'action du même auteur. On y trouve des conseils, des techniques, des outils et astuces pour prendre le contrôle efficacement sur le volume de travail avec sa méthode GTD ou Getting Things Done.

La méthode Getting Things Done (GTD): Acquérir de nouvelles façons de penser et de s'organiser

S'organiser pour réussir, La méthode ou l'art de l'efficacité sans le stress comprend trois (3) parties principales ayant pour titre:

• L'art de bien faire les choses
• Les pratiques de productivité sans stress
• Les principes fondamentaux et leurs effets.

Allen décrit dans la première partie, la méthode GTD [Getting Things Done], explique la pertinence de son application, en quoi elle se distingue et la compare aux pratiques de productivité actuelles. On y trouve également des modèles dont un «modèle de planification naturelle» de projet dont il mentionne les 5 étapes à savoir, l'intention, la vision et le résultat, le brainstorming, l'organisation et les premières actions.

La deuxième partie est consacrée à des moyens concrets pour améliorer votre système de gestion personnelle à savoir le temps, l'espace et les outils. Il souligne également l'importance de:

• regrouper les affaires en une «seule boîte d'entrée»;
• traiter les entrées et décider de la première action à exécuter par rapport à chaque élément;
• classer les documents en établissant des catégories visuelles, physiques, psychologiques;
• dresser des listes de contrôle;
• actualiser le système au moins selon une fréquence hebdomadaire.

Enfin la troisième partie, décrit les bénéfices de mieux intégrer le tout. à savoir, les bienfaits à long terme sur votre vie personnelle, vos relations interpersonnelles ou affaires corporatives. Apprendre à décider de la première action et d'en faire une norme opérationnelle peut représenter un moyen simple et devenir un principe efficace de gestion des résultats à tous les niveaux.

Améliorer progressivement les questions d’organisation de vos paperasses et de vos documents informatiques.

David Allen, comme mentionné plus haut, propose d'adopter différentes stratégies de gestion du travail. Parmi les nombreux conseils qui vous sont offerts dans ce guide, voici une façon de faire que vous pourriez utiliser immédiatement concernant les nombreux papiers ou messages que vous recevez par les différents canaux de distribution de l'information ou de communication. Il s'agit de regrouper en une seule «boîte d'entrée» ou «corbeille d'arrivée» les papiers, messages que vous ne pouvez traiter immédiatement. Mettez vos courriels dans un seul et même dossier d'entrée sur votre ordinateur et traitez le tout, la journée même, aussitôt que vous pourrez durant une de vos pauses.

Commencer le traitement par l'évaluation du degré d'importance des informations

Évaluez si le document, message ou courriel est important;

Si pas important, demandez-vous, s’il est utile, si pas utile, jetez-le à la poubelle;

Si utile, classez-le dans votre classeur, filière ou inbox pour consultation ultérieure;

Si important, demandez-vous s’il est urgent, si pas urgent, demandez-vous s’il est actionnable (c'est-à-dire, avez-vous à faire quelque chose concernant ce papier ou ce message aujourd’hui).

Si pas actionnable aujourd’hui : Ouvrir un dossier Un jour/peut-être ou mettre dans une section ou dossier Référence dans votre filière.

Si urgent, identifier la première Action à faire, si la première action à faire prend moins de 2 minutes, faites-là immédiatement (exemple: confirmez le rendez-vous).

Si la première action doit se dérouler plus tard dans la semaine ou plus tard encore ; inscrivez-là dans votre calendrier.

Si la première action prend plus de 15 minutes et se déroule sur plusieurs étapes, inscrivez-la sur la liste projets ou la liste de choses à faire ou selon la liste contexte (maison, bureau, voyages….) en notant la prochaine action à faire par rapport à l’item en question.

Si actionnable, évaluez si c’est la meilleure façon d’occuper votre temps;

Pas la meilleure façon, essayer de déléguer si vous le pouvez et/ou mettre en attente;

Si c’est la meilleure façon d’occuper votre temps, identifier la première action à réaliser par rapport à ce document, message ou courriel.

Si la première action prend moins de 2 minutes, faites-là immédiatement;

Si la première action doit se dérouler plus tard, inscrivez-là dans votre calendrier;

Si la première action prend plus de 15 minutes et se déroule sur plusieurs étapes, inscrivez-la sur la liste projets ou la liste à faire ou sur la liste de choses à faire selon le contexte (maison, bureau, voyages….) en notant la prochaine action à faire par rapport à l’item en question.

Remarquez que cette façon de faire concernant la gestion de la paperasse, des messages ou documents peut être appliquée à d’autres contextes de décision. Cet exemple n'est qu'un bref aperçu de ce que vous pouvez trouver dans ce livre.

Rester créatif et mieux gérer son stress

David Allen donne des conseils judicieux facile à mettre en oeuvre peu importe vos conditions de vie. C'est un ouvrage de référence où le pragmatisme est de rigueur, qui permet d'arriver à des résultats concrets dans la sphère de votre organisation personnelle et qui en conséquence vous aidera également à mieux gérer le stress et à être plus créatif.

Garder votre sang froid devant les débordements de la vie personnelle, sociale et professionnelle, avoir l'impression de reprendre le contrôle sur votre environnement physique, vous concentrer sur ce que vous faites sans être dérangé par d'autres précoccupations, recréer un certain niveu d'harmonie autour de vous, vous intéressent. N'hésitez pas à vous pocurer ce livre pour votre usage personnel ou à l'offrir en cadeau à un ami, un collègue ou un conjoint, vous en profiterez mutuellement dans votre organisation personnelle ou professionnelle. Vous gagnerez du temps pour mieux vous rencontrer et vous réussirez à créer un environnement plus harmonieux et agréable à vivre en apportant quelques modifications à votre espace de travail ou votre cadre de vie et en développant une discipline d'organisation du flux du travail.

N'oubliez surtout pas de vous réserver un espace personnel unique, ludique et stimulant et une boîte à idées attrayante pour noter, collecter, traiter vos nouvelles idées au moins une fois par semaine.

Notez que vous pouvez trouver également S'organiser pour réussir, La méthode ou l'art de l'efficacité sans le stress dans la collection Affaires plus, Les Éditions Transcontinental sous le titre suivant S'organiser pour réussir, un minimum d'ordre pour un maximum d'efficacité.